Format inlezen declaratiegegevens
Voor: super-users en gebruikers met de rol Gegevens inlezen.
Dit artikel beschrijft de kolommen die uw inleesbestand moet bevatten en waaraan elke kolom moet voldoen. Lees vooraf Gegevens (zelf) inlezen door, en versleutel de patiëntnummers ten behoeve van het patiëntkenmerk — zie Versleuteling van patiëntnummers.
Kort samengevat Het bestand bevat dertien kolommen (A t/m M) in vaste volgorde. Acht zijn verplicht (A, B, D, E, F, G, H, I), de overige zijn optioneel. Let extra op het patiëntkenmerk (B) — een wetenschappelijke notatie in Excel leidt tot een andere patiënt — en op de DBC, die wordt gevormd door het zorgspecialisme (D) en de zorgtypering (I) samen.
De kolommen
De kolommen worden op positie ingelezen (kolom A is de eerste kolom), ongeacht de kopteksten. Houd daarom de onderstaande volgorde aan.
| Kolom | Veld | Verplicht? | Formaat | Voorbeeld |
|---|---|---|---|---|
| A | Prestatienummer | Ja | uniek nummer | 2023001234 |
| B | Patiëntkenmerk | Ja | alfanumeriek (cijfers en/of letters) | PAT0099123 |
| C | Indicatie-id | Nee* | nummer | 1234 |
| D | Zorgspecialisme (van de DBC) | Ja | code zorgspecialisme (NZa) | 0324 |
| E | ZI-nummer | Ja | nummer (Z-Index) | 16912345 |
| F | Aantal (stuks/verpakkingen) | Ja | getal, mag niet 0 zijn | 2 |
| G | UZOVI-code | Ja* | nummer (UZOVI-register) | 3343 |
| H | Uitvoeringsdatum (prestatiedatum) | Ja | datum, formaat JJJJ-MM-DD |
2023-02-01 |
| I | Zorgtypering (typerende diagnose) | Ja* | zorgtyperingscode (NZa) | 21 |
| J | Opmerkingen | Nee | vrije tekst | [controleren: vrij tekstveld] |
| K | Artscode | Nee | tekst | [controleren: code voorschrijver] |
| L | Postcode | Nee | 4 cijfers | 1011 |
| M | Muraliteit | Nee | intramuraal / extramuraal (leeg = intramuraal) |
extramuraal |
* Kolommen C, D, G en I worden gevalideerd tegen de respectieve referentielijsten (indicatie, zorgspecialisme, UZOVI, zorgtypering). Lever ze aan voor een correcte verwerking; een lege of ongeldige waarde leidt tot een foutieve regel of een beperktere segmentatie. Een regel zonder geldige uitvoeringsdatum (H) of ZI-nummer (E) wordt niet verwerkt.
Toelichting per veld
A. Prestatienummer. Dit nummer moet uniek zijn; het nummer uit uw facturatiebestanden kan hiervoor dienen. Bij correcties zijn er twee opties:
- Een nieuwe prestatie met een negatieve boeking. Pharma-Insights berekent het saldo van de prestaties op dezelfde datum, voor dezelfde patiënt en hetzelfde ZI-nummer (dit wordt het meest gekozen).
- Het prestatienummer overschrijven door het nummer opnieuw aan te bieden met de gecorrigeerde hoeveelheid. Let op: dat kan niet 0 zijn.
Zie Correcties bij declaratiebestanden.
B. Patiëntkenmerk. Dit is een alfanumeriek veld (cijfers én letters). Voorloopnullen worden gecorrigeerd, maar wij adviseren ze uit de bestanden te verwijderen zodat het kenmerk in alle bestanden gelijk is en er geen dubbele patiënten ontstaan.
Let op: bij gebruik van Excel leidt een wetenschappelijke notatie tot een andere patiënt dan het volledig uitgeschreven nummer.
1,0E6en1000000zijn rekenkundig hetzelfde, maar door het alfanumerieke karakter van het veld zijn het twee verschillende patiënten.
D + I. De DBC. De add-on medicatie is voor declaratie gekoppeld aan de DBC. Een DBC bestaat uit een zorgspecialisme (uitvoerend specialisme van de DBC, kolom D) en de zorgtypering (typerende diagnose – NZa, kolom I). Kolom D en I vormen samen de DBC. De gevraagde code is dus níet het AGB-specialisme van de daadwerkelijke voorschrijver, maar de code van het specialisme dat bij de DBC hoort. Ons advies: ga uit van de typerende diagnose en haal de code voor het zorgspecialisme uit de typeringslijsten van de NZa.
F. Stuks/verpakkingen. Standaard wordt uitgegaan van verpakkingen (hele ZI-nummers). Desgewenst geeft u aan dat het om stuks gaat (counting units, per kleinste aflevereenheid). Bij gegevens rechtstreeks uit HiX raden wij Inkoophoeveelheid aan, omdat de verpakkingsinhoud van sommige artikelen in HiX in ml of mg wordt uitgedrukt; daar wordt dan rekening mee gehouden.
J, K, L, M. Deze velden zijn optioneel.
M. Muraliteit. Add-on is per definitie intramuraal; een leeg veld is dus altijd intramuraal. Door het veld te vullen met extramuraal maakt u onderscheid in de verstrekking (klinisch/poliklinisch, in het ziekenhuis/thuis, enz.).
[controleren: de kolommen J (Opmerkingen) en K (Artscode) zijn afgeleid uit de inleesdefinitie in de software (vrije-tekst- respectievelijk tekstveld, beide optioneel). Verifieer de exacte bedoeling en voorbeeldwaarden met het productteam voordat u dit publiceert.]