Facturen beheren
Nadat de facturen voor een maand zijn aangemaakt, beheert u ze hier: controleren, exporteren, definitief maken en — indien nodig — voor de instelling verbergen. U vindt de lijst onder Facturatie → maand openen, onder het kopje Facturen.
Kort samengevat Een factuur is eerst een concept (bewerkbaar) en wordt daarna definitief (vastgelegd, instelling krijgt bericht). Met zichtbaarheid bepaalt u of een definitieve factuur ook in de portal van de instelling verschijnt.
De levensloop van een factuur
- Concept — bewerkbaar: u kunt regels toevoegen of verwijderen en opmerkingen aanpassen. Een concept kunt u verwijderen (de verstrekkingen komen dan weer beschikbaar om te factureren).
- Definitief — vastgelegd. De instelling/locatie krijgt bericht dat er een factuur klaarstaat, en IBMS maakt twee PDF's: een interne (voor uw boekhouding) en een externe (voor de instelling).
- Zichtbaar — de definitieve factuur is in te zien door de instellingsgebruikers.
Een definitieve factuur ligt vast. Latere prijswijzigingen op producten raken bestaande definitieve facturen niet. Controleer een concept dus goed vóór u het definitief maakt.
Acties op geselecteerde facturen Via Geselecteerde kunt u meerdere facturen tegelijk bewerken:
- Concept-facturen verwijderen — verwijdert alléén de concepten uit de selectie.
- Definitieve facturen onzichtbaar maken — verbergt ze voor de instelling.
- Facturen definitief maken — maakt alle concepten in de selectie definitief.
- Facturen verwijderen — verwijdert alle geselecteerde facturen.
Status Toont of een factuur nog concept is (bewerkbaar) of definitief. Bij een definitieve factuur is er bericht uitgegaan naar de instelling/locatie.
Exports Via het download-icoon maakt u een export: alleen intern, alleen extern, of de combi. Met de combi-PDF-functie (rechtsonder) downloadt u de interne én externe PDF van álle facturen in één bestand.
Bewerken of inzien Via het wijzig- of vergrootglas-icoon opent u een factuur. Een concept kunt u wijzigen of inzien; een definitieve factuur alleen inzien. Zie Facturen bewerken / handmatige regels.
Onzichtbaar maken Is een factuur definitief maar wilt u hem (nog) niet tonen aan de instelling, klik dan op het oog-icoon.
Een onzichtbaar gemaakte factuur verdwijnt uit de kosten- en jaaranalyse, maar de gegevens blijven wél meetellen in de geneesmiddelenanalyse en bij dure patiënten.
Definitief maken Klik op het verstuur-icoon. De instelling/locatie ontvangt bericht dat er een factuur klaarstaat.