Verstrekkingen inlezen

Verstrekkingen komen in IBMS terecht door een Excel- of CSV-bestand uit uw apotheeksysteem te uploaden. Dit artikel beschrijft het standaard inleesformaat (kolommen A t/m K), de keuzes die u tijdens het uploaden kunt maken, hoe IBMS valideert, en wat u kunt doen als er iets niet klopt. Voor het Medimo-format heeft IBMS een aparte tab; daarvoor zie Medimo format inlezen.

Waar vindt u deze functie? Beheer → Verstrekkingen en kies de tab Excel inlezen. Naast deze tab ziet u ook Maandoverzicht (welke maand bevat hoeveel verstrekkingen), Medimo inlezen (alternatief format) en Bestandhistorie (wat is eerder ingelezen, en door wie).

Het bestandsformaat (kolommen A t/m K) IBMS verwacht een CSV- of XLSX-bestand met 11 kolommen, in deze volgorde:

Heeft uw bestand een kopregel? Vink dan tijdens het inlezen Eerste regel negeren (titels) aan. Zonder dat vinkje ziet IBMS de kopregel als data en geeft een foutmelding op rij 1.

Een bestand inlezen Klik in de tab Excel inlezen op Kies bestand, selecteer uw .csv of .xlsx bestand, en klik Inlezen. Vóór u inleest kunt u twee schakelaars zetten:

• Eerste regel negeren (titels) — sla rij 1 over wanneer uw bestand een kopregel met kolomnamen bevat.
• Eenheden zijn inkoophoeveelheid (HiX) — vink aan wanneer kolom G aantal stuks van uw apotheeksysteem (HiX) in inkoophoeveelheid worden geleverd in plaats van losse stukken. IBMS rekent in dat geval na het inlezen om naar verpakkings-eenheden.

Klik Inlezen. IBMS toont kort een laad-indicator en daarna één van drie schermen: succes, fouten of duplicaat.

Succes Bij een geslaagde import ziet u: X regels ingelezen en opgeslagen. De maand waarin de verstrekkingen vallen verschijnt in Maandoverzicht met de bijgewerkte aantallen. Op de achtergrond start IBMS direct twee vervolgprocessen:

• Prijskoppeling — de NIP, AIP en verrekenprijs worden bij elke zojuist ingelezen verstrekking opgehaald en opgeslagen. Dit gebeurt in de regel binnen enkele minuten.
• Signaleringen — als u signaleringsregels heeft ingesteld, worden die direct over de nieuwe verstrekkingen gedraaid.

Fouten in het bestand Vindt IBMS regels die niet voldoen aan de eisen, dan wordt het bestand niet ingelezen en ziet u een foutpagina met daarop de problemen per rij. De meldingen die kunnen voorkomen:

• Geen ZI# op rij N — kolom F is leeg of bevat geen 8-cijferig getal.
• Niet alle verplichte velden zijn ingevuld op rij N — één van de verplichte kolommen is leeg of een aantal is 0.
• PatientID en Patientnaam lijken omgedraaid … — kolom A bevat een naam terwijl kolom B alleen cijfers heeft. Kolommen verwisseld.
• Ongeldig ZI# ("…") op rij N — het Z-Index nummer is wel 8 cijfers, maar bestaat niet in de IBMS-artikellijst (Z-Index of eigen artikel).
• Geen datum op rij N (…) — afleverdatum + aflevertijd vormen samen geen geldig datum/tijd.
• Ongeldige instelling (…) op rij N — kolom D verwijst naar een instellingscode die niet in IBMS bekend is.
• Ongeldige locatie (…) op rij N — kolom E verwijst naar een locatie die niet onder deze instelling bestaat.

De lijst toont maximaal 100 fouten op het scherm; daaronder staat En X meer. IBMS verwerkt maximaal 500 fouten — daarboven verschijnt bovenaan Meer dan 500 fouten, inlezen afgebroken en stopt de controle.

Foutieve rijen negeren Op de foutpagina verschijnt een extra schakelaar Foutieve rijen negeren. Vinkt u die aan en uploadt u het bestand opnieuw, dan slaat IBMS de regels mét fouten over en leest alleen de geldige rijen in. Gebruik dit alleen als u zeker weet dat de overgeslagen regels mogen ontbreken — corrigeren in het bronbestand verdient de voorkeur.

Duplicaatcontrole IBMS bewaart de inhouds-vingerafdruk van elk ingelezen bestand. Probeert u hetzelfde bestand een tweede keer in te lezen, dan ziet u: "Het bestand "" is al op door ingelezen. Als u zeker weet dat u dit bestand nogmaals wilt inlezen kunt u het vinkje "Bestand nogmaals inlezen" aanvinken …". Vinkt u dat vinkje aan en uploadt u het bestand opnieuw, dan worden de regels alsnog toegevoegd — let op: u krijgt dan dubbele verstrekkingen voor die maand.

De controle kijkt naar de combinatie bestand + bestandstype. Hetzelfde bestand als verstrekkingsbestand én als Medimo-bestand wordt dus niet als duplicaat herkend.

Datumformaten IBMS herkent de meest voorkomende datumnotaties automatisch op basis van de eerste rijen in uw bestand:

• 25-04-2026 (dag-maand-jaar, standaard NL)
• 04-25-2026 (maand-dag-jaar, US-stijl)
• 2026-04-25 (jaar-maand-dag, ISO)
• 25/04/2026 (met slashes)

Mochten alle datums in uw bestand ambigu zijn (bv. 01-02-2026 — dat kan zowel 1 februari als 2 januari zijn), houdt IBMS dag-maand-jaar aan. Werkt u met afwijkende notaties, voeg dan minstens één ondubbelzinnige datum (een dag > 12) toe in de eerste rijen.

.xls wordt niet meer ondersteund Bestanden in het oude Excel-95-formaat (.xls) worden geweigerd met de melding ".xls legacy format wordt niet meer ondersteund. Lever uw bestand aan in .xlsx of .csv format". Sla in dat geval uw bestand opnieuw op als .xlsx.

Een ingelezen bestand verwijderen In de tab Bestandhistorie ziet u alle eerder ingelezen bestanden. Klik op het prullenbakje achter een regel en bevestig. IBMS verwijdert de bijbehorende verstrekkingen voor zover die nog niet gefactureerd zijn. Reeds gefactureerde regels blijven staan — die liggen vast op de factuur.

Goed om te weten

• Aantal stuks 0 in kolom G wordt overgeslagen, niet als fout gemeld. Een dergelijke regel verschijnt dus niet in IBMS.
• Fracties (bv. 1.5) worden naar boven afgerond.
• Eenheden zijn inkoophoeveelheid (HiX) hoeft maar één keer per bestand te worden gezet — niet per regel.
• IBMS onthoudt uw keuze voor Eerste regel negeren en Inkoophoeveelheid (HiX) gedurende dezelfde foutmelding. Bij een nieuwe upload zijn de vinkjes weer leeg.
• Reeds gefactureerde verstrekkingen worden niet beïnvloed door een herhaalde import; ze blijven op de bestaande factuur staan.

Zie ook

• Medimo format inlezen — voor het alternatieve format met afzonderlijke GDS- en non-GDS-exports.
• (Niet) Assortiment — hoe IBMS bepaalt of een ingelezen ZI# in uw assortiment zit.
• Rekenregels — hoe ingelezen verstrekkingen worden omgezet in factuurregels.