Hoe een factuur wordt opgebouwd
Wanneer u op Facturen aanmaken klikt, vertaalt IBMS de verstrekkingen van die maand naar factuurregels. Dit artikel legt het denkmodel daarachter uit. Begrijpt u dit, dan begrijpt u meteen waarom een rekenregel werkt zoals hij werkt — en waarom er soms verstrekkingen "niet gefactureerd" overblijven.
Kort samengevat Per instelling, locatie en maand loopt IBMS alle nog niet gefactureerde verstrekkingen langs uw rekenregels. Matcht een regel, dan maakt IBMS een factuurregel aan voor het gekozen product. De prijs komt van dat product; het aantal volgt uit de regel. Daarna komen eventuele toeslagen en kortingen.
Stap 1 — De verstrekkingen van de maand IBMS verzamelt alle verstrekkingen voor de gekozen instelling, locatie en maand die nog niet eerder zijn gefactureerd. Reeds gefactureerde verstrekkingen blijven buiten beschouwing.
Stap 2 — De rekenregels toepassen Elke rekenregel bestaat uit:
- een eigenschap of rekenbasis ("per X"): per verstrekkingsregel, per patiënt, per ligdag, per aantal stuks, enzovoort;
- optionele voorwaarden: bijvoorbeeld soort verstrekking = SPO of locatie = LocB | LocC;
- een vermenigvuldiger (multiplier): hoeveel van die rekenbasis het aantal op de factuur wordt;
- een product (dienst): voor welk product de factuurregel ontstaat;
- een keuze bereken als: regulier, om niet (€ 0,00, aantallen wel zichtbaar), of crediteren.
IBMS toetst de voorwaarden tegen elke verstrekking. Voldoet een verstrekking, dan telt hij mee voor die regel.
Stap 3 — De factuurregel ontstaat Voor een matchende regel maakt IBMS een factuurregel aan:
- Product en omschrijving komen van de gekozen dienst.
- Aantal = de rekenbasis × de multiplier (bijvoorbeeld: 12 matchende regels × 1 = 12, of een percentage van de waarde NIP).
- Prijs per stuk komt van het product, voor déze instelling en déze maand — zie Prijzen, prijsperiodes en afwijkingen.
- BTW volgt uit het BTW-tarief van het product.
- Maxima van het product worden afgedwongen (maximum per patiënt per dag, per patiënt, per dag, per factuur).
De factuurprijs komt van het product, niet van de verstrekking. De prijzen aan de verstrekking (NIP/AIP/verrekenprijs) worden hier alleen gebruikt wanneer een regel ze uitdrukkelijk als rekenbasis kiest (bv. "waarde NIP"). Zie De drie prijzen.
Stap 4 — Toeslagen en kortingen Na de basisberekening past IBMS eventuele aanvullende toeslagen of kortingen toe — een percentage of vast bedrag, per instelling of voor iedereen. Deze verschijnen onderaan de factuur.
Stap 5 — Vastleggen De verwerkte verstrekkingen worden gekoppeld aan de factuur en als "gefactureerd" gemarkeerd, zodat ze niet dubbel op een volgende factuur komen.
Waarom blijven er soms verstrekkingen "niet gefactureerd"? Omdat geen enkele rekenregel erop matchte. Dat is meestal terecht (niet alles hoeft een aparte regel), maar het kan ook betekenen dat er een rekenregel ontbreekt of dat een voorwaarde te streng staat. Controleer in dat geval uw rekenregels.
Goed om te weten
- Gegevens uit de cliëntregistratie (patiënten, lig-/beddagen) en gegevens uit het inleesbestand zijn twee aparte bronnen. Eén rekenregel kan ze niet combineren.
- U kunt facturen aanmaken voor alle instellingen tegelijk of voor één instelling apart — zie Facturen aanmaken per instelling.
- Een conceptfactuur kunt u nog bewerken en aanvullen met handmatige regels. Pas bij definitief maken ligt de factuur vast.