Wat is IBMS? — de maandcyclus van inlezen tot factuur

IBMS helpt uw apotheek bij het factureren van geleverde geneesmiddelen aan zorginstellingen, en bij het analyseren van die leveringen. Alles in IBMS draait om één centraal gegeven — de verstrekking — en om één ritme: de maand. Dit artikel laat in vogelvlucht zien hoe een maand van begin tot eind door IBMS loopt, zodat de losse schermen op hun plek vallen.

Kort samengevat Elke maand leest u de verstrekkingen in, IBMS koppelt er prijzen aan, en daarna maakt u op basis van uw eigen rekenregels de facturen aan. Zodra de facturen kloppen maakt u ze definitief; de instelling ontvangt dan bericht. Diezelfde verstrekkingen voeden ook de analyses en rapportages.

Wat is een verstrekking? Een verstrekking is één aflevermoment: één product, één hoeveelheid, één patiënt, op één moment. Bijvoorbeeld: 10 stuks paracetamol voor patiënt #1234 op 15 januari. Alle verstrekkingen samen vormen de basis voor zowel uw facturen als uw analyses. Zie Verstrekking, dienst en product voor de begrippen.

De maandcyclus, stap voor stap

1. Verstrekkingen inlezen. U uploadt het maandbestand uit uw apotheeksysteem (CSV/XLSX, of een Medimo-export). Elke regel wordt een verstrekking. Zie Verstrekkingen inlezen en Medimo format inlezen.

2. Prijzen koppelen (automatisch). Direct na het inlezen haalt IBMS op de achtergrond de prijzen op: de NIP en AIP (uit de ZAGIS-koppeling of de G-standaard) en de verrekenprijs. Zie De drie prijzen. Tegelijk draait IBMS uw signaleringsregels over de nieuwe verstrekkingen.

3. Cliëntregistratie invoeren (optioneel). Werkt u met aantallen patiënten, lig- of beddagen? Dan voert u die per instelling in. Sommige rekenregels rekenen hierop. Zie Cliëntregistratie.

4. Facturen aanmaken. IBMS zet de verstrekkingen via uw rekenregels om in factuurregels. Zie Hoe een factuur wordt opgebouwd.

5. Controleren en bewerken. Concept-facturen kunt u nalopen, handmatige regels toevoegen of corrigeren. Zie Facturen bewerken.

6. Definitief maken. Klopt alles, dan maakt u de facturen definitief. De factuur ligt dan vast, de instelling krijgt bericht, en IBMS maakt twee PDF's aan: een interne (voor uw boekhouding) en een externe (voor de instelling). Zie Facturen beheren.

7. Analyseren. De ingelezen verstrekkingen voeden het dashboard, de kosten- en geneesmiddelenanalyses en de rapportage Dure patiënten.

Twee soorten gebruikers IBMS wordt gebruikt door twee partijen. De apotheek doet het werk hierboven: inlezen, configureren, factureren. De instelling ziet vooral het resultaat: haar facturen, analyses en gedeelde documenten. Wie wat ziet, leest u in Rollen en toegang.

Facturen en analyses gebruiken verschillende prijzen Dit is het belangrijkste om te onthouden: de prijzen op uw factuur komen uit de producten (diensten) die u zelf beheert, terwijl de analyses rekenen met de prijzen die aan de verstrekking hangen (de verrekenprijs). Het zijn twee gescheiden systemen. De drie prijzen legt uit waarom.

Goed om te weten

• IBMS werkt strikt per maand. Vrijwel elk scherm heeft rechtsboven een maand- en instellingsfilter; controleer dat altijd eerst.
• De stappen 2 en 4 (prijzen koppelen, facturen aanmaken) draaien op de achtergrond. Bij grote maanden kan dat enkele minuten duren.
• Een definitieve factuur ligt vast. Prijswijzigingen achteraf raken bestaande definitieve facturen niet.

Zie ook

• De drie prijzen: NIP, AIP en verrekenprijs
• Verstrekking, dienst en product
• Hoe een factuur wordt opgebouwd
• Facturatie